Como preencher um recibo de aluguel, linha a linha

Preencher um recibo de aluguel é responder sete perguntas no papel: quem recebeu, de quem, quanto, referente a qual imóvel, de qual mês, em número e por extenso, e com a assinatura de quem recebeu. Parece muito, mas cabe em meia página — e este guia preenche cada linha com você, usando um caso real do começo ao fim, para você copiar a estrutura trocando os dados.

Antes da primeira linha, a regra que organiza tudo: quem preenche e assina é o locador (o dono, quem recebe o dinheiro), e o recibo fica com o inquilino (quem pagou e precisa da prova). Se você é inquilino com o papel em branco na mão porque o dono "não sabe fazer", pode preencher e levar pronto — desde que quem assine seja ele.

O caso que vamos preencher

Dona Marta aluga uma casa de dois quartos direto para o inquilino, sem imobiliária. O aluguel é R$ 1.300,00, o inquilino paga junto a parcela do IPTU de R$ 90,00, e o pagamento de agosto foi feito por Pix no dia 5 de setembro. Vamos ao recibo, linha por linha.

Linha 1: título e número

RECIBO DE ALUGUEL Nº 09/2026

Numerar por mês/ano (09/2026) é o truque que organiza a sequência sozinho: doze recibos por ano, cada um com o nome do próprio mês de pagamento. Serve também numeração corrida (0001, 0002...) — o que não serve é recibo sem número nenhum, porque histórico desorganizado é meio caminho para mês contestado.

Linha 2: quem recebeu (locador)

Eu, Marta Regina Alves, CPF 123.456.789-00, declaro que recebi de...

Nome completo e CPF do locador. É ele o autor da declaração — o recibo é a voz de quem recebeu, dizendo que recebeu.

Linha 3: de quem (inquilino)

...Paulo Henrique Sales, CPF 987.654.321-00...

Nome completo do inquilino — e o CPF dele deixa o documento redondo: amarra o pagamento à pessoa certa (homônimo não prova nada) e é o que o inquilino precisa quando usa o recibo para comprovar despesa ou residência.

Linha 4: o imóvel

...referente à locação do imóvel situado na Rua das Palmeiras, 210 — casa, Jardim Europa, Sorocaba/SP...

Endereço completo do imóvel alugado (não o endereço de quem assina). Se o locador tem mais de um imóvel, esta linha é o que impede o recibo da casa 1 de quitar o aluguel da casa 2.

Linha 5: o mês de referência (a linha mais importante)

...referente ao aluguel do mês de agosto de 2026 (competência 08/2026)...

Aqui mora o erro que mais gera briga. O mês de referência é o mês do aluguel que está sendo quitado — que não é necessariamente o mês do pagamento. No nosso caso, Paulo pagou em setembro o aluguel de agosto: o recibo diz agosto, e a data do pagamento aparece lá embaixo, na data do recibo. Sem o mês de referência, "recebi R$ 1.390,00 de aluguel" flutua solto — de qual mês? Pago adiantado ou atrasado? Cada pagamento precisa quitar um mês com nome.

Linha 6: o valor — composto, em número e por extenso

Quando o aluguel vem com encargos (IPTU, condomínio, água), discrimine cada parte:

Item	Valor
Aluguel (agosto/2026)	R$ 1.300,00
IPTU (parcela 8/10)	R$ 90,00
Total recebido	R$ 1.390,00

...a quantia total de R$ 1.390,00 (um mil, trezentos e noventa reais)...

Dois cuidados aqui. Primeiro, separar aluguel de encargos: na hora do reajuste anual — e na declaração de IR do inquilino, que informa o valor do aluguel e o CPF do locador — todo mundo precisa saber quanto era o quê. Segundo, o valor por extenso, que confirma o número e blinda o documento contra rasura e erro de vírgula. Extenso e número precisam bater sempre; na dúvida de grafia, o guia de valor por extenso resolve — e no gerador do Reciba ele sai escrito automaticamente, sem chance de divergir.

Linha 7: a quitação

...pelo qual dou plena quitação referente ao período de 01/08/2026 a 31/08/2026.

"Dou plena quitação" é a frase que dá função ao recibo: a declaração de que aquele mês está pago e encerrado. A quitação vale para o mês indicado — mais um motivo para a linha 5 nunca faltar.

Linha 8: forma de pagamento, data, local e assinatura

Pago via Pix em 05/09/2026. Sorocaba/SP, 5 de setembro de 2026. ______________________________ Marta Regina Alves — CPF 123.456.789-00 (locadora)

A data do recibo é a data em que o dinheiro entrou, não o dia 1º do mês nem a data que ficaria bonita. E a assinatura é da locadora — quem recebeu declara; quem pagou guarda.

O recibo inteiro, montado

Juntando as linhas, o documento fica assim:

RECIBO DE ALUGUEL Nº 09/2026

Eu, Marta Regina Alves, CPF 123.456.789-00, declaro que recebi de Paulo Henrique Sales, CPF 987.654.321-00, a quantia total de R$ 1.390,00 (um mil, trezentos e noventa reais) — sendo R$ 1.300,00 de aluguel e R$ 90,00 de IPTU (parcela 8/10) —, referente à locação do imóvel situado na Rua das Palmeiras, 210, Jardim Europa, Sorocaba/SP, competência agosto/2026 (01/08/2026 a 31/08/2026), pelo qual dou plena quitação.

Pago via Pix em 05/09/2026. Sorocaba/SP, 5 de setembro de 2026. ______________________________ Marta Regina Alves — locadora

Situações que mudam o preenchimento

• Pagamento parcial: escreva o recebido, o valor integral e o saldo — "Recebi R$ 900,00 referentes ao aluguel de agosto/2026 (valor integral: R$ 1.300,00), quitação parcial, restando saldo de R$ 400,00." Plena quitação, só quando o saldo zerar, em outro recibo.
• Atraso com multa: recibo na data real do pagamento, mês de referência correto, e a multa como linha separada da composição — nunca somada por dentro.
• Dois meses de uma vez: dois recibos, um por mês de referência, cada um com a própria quitação. O "recibão" duplo confunde o histórico e a declaração de IR dos dois lados.
• Depósito caução, sinal, acerto de saída: não são aluguel — cada um pede recibo próprio, com o motivo escrito, fora da sequência mensal.

Erros de preenchimento que anulam a serventia

1. Sem mês de referência — o recibo quita "um aluguel" que ninguém sabe qual é.
2. Extenso divergente do número — a dúvida contamina o documento inteiro; refaça.
3. Rasura ou corretivo — errou, escreve outro. O papel custa centavos; a desconfiança custa a relação.
4. Assinar recibo de mês não pago — "para adiantar". Se o pagamento falhar, existe um papel dizendo o contrário da realidade, assinado por você.
5. Valor fechado sem composição — quando aluguel e encargos viram um número só, o reajuste e o IR viram arqueologia.

Preenchido — e guardado por quanto tempo?

O recibo preenchido só cumpre a missão se existir quando alguém precisar dele — e em locação isso pode demorar. A referência usual de guarda para recibos de cobranças do dia a dia é de 5 anos, mas em contrato de aluguel a prudência manda mais: guarde todos os recibos enquanto a locação durar, e alguns anos depois da saída, porque é na devolução das chaves que as pendências antigas costumam ressurgir. Para o inquilino, a pilha completa ainda serve de comprovante de residência e de histórico de bom pagador. Arquivo digital não ocupa gaveta: o recibo emitido no Reciba fica num link permanente, com todos os meses do contrato em sequência — quando o cadastro do financiamento pedir os últimos 12, é reenviar o link, não escavar pasta.

Preencher todo mês, sem preencher de novo

O recibo de aluguel é o documento mais repetitivo que existe — mesmo imóvel, mesmas partes, todo mês —, e é exatamente por isso que o gerador do Reciba resolve tão bem: você preenche uma vez (locador, inquilino, endereço do imóvel, mês de referência, valor com extenso automático e os encargos discriminados) e, nos meses seguintes, só confirma competência e valores. PDF limpo em A4, numeração em ordem, prévia completa antes de pagar, R$ 1 no Pix — e os 3 primeiros documentos são grátis. A estrutura completa, com as variações do modelo, está em modelo de recibo de aluguel; para quem prefere papel e caneta, o modelo em Word baixa grátis por lá também.

Pronto. Linha por linha, mês por mês — e a pasta do contrato agradece.