Como fazer uma proposta comercial: o passo a passo campo a campo

Fazer uma proposta comercial é responder, por escrito e na ordem certa, às cinco perguntas que todo cliente faz antes de fechar: quem é você, o que exatamente vai fazer, quanto custa, em que condições e até quando esse combinado vale. Não precisa de dez páginas nem de vocabulário de licitação — precisa de sete passos bem dados. Este guia percorre um por um, com exemplo preenchido de verdade, para você sair daqui com a proposta montada.

Antes do primeiro passo, uma checagem que economiza trabalho: se o cliente pediu só o preço de um serviço pontual — trocar uma torneira, uma diária de frete —, o documento certo talvez seja o orçamento, mais curto. A régua para escolher está em orçamento ou proposta. Proposta entra quando há projeto, recorrência, cliente empresa ou concorrência para vencer.

Ao longo dos passos, vamos montar uma proposta real: manutenção mensal de ar-condicionado para uma clínica.

Passo 1: identifique as partes e date o documento

Toda proposta abre dizendo de quem vem, para quem vai e quando foi emitida. Com número de referência, para a conversa futura ("sobre a proposta 2026-031...") não depender de memória:

PROPOSTA COMERCIAL Nº 2026-031 · 01/09/2026 De: ClimaCerto Refrigeração — CNPJ 34.567.890/0001-12 · (15) 99876-5432 Para: Clínica Vida Plena — A/C Dra. Patrícia (sócia administradora)

Detalhe que muda a recepção: endereçar à pessoa que decide, não só à empresa. "A/C Dra. Patrícia" diz que a proposta foi feita para ela, não despachada em massa.

Passo 2: apresente-se em três linhas de fatos

A apresentação existe para responder "por que confiar em você" — e fatos respondem melhor que adjetivos:

Há 7 anos fazemos manutenção de climatização em Sorocaba, com 14 contratos mensais ativos, entre eles 3 clínicas. Equipe própria certificada, atendimento em dia fixo e relatório após cada visita.

Três linhas, três informações verificáveis. Corte sem dó "empresa comprometida com a qualidade e a excelência" — não informa nada e ocupa o lugar do que informa. Se você está começando e não tem números, use o que tem: formação, equipamentos, o jeito de trabalhar ("toda visita termina com relatório fotográfico no seu WhatsApp").

Passo 3: escreva o escopo em blocos — com limites

O coração da proposta. Divida o serviço em blocos, cada um com título e descrição, e feche com a linha mais valiosa do documento: o que não está incluído.

Manutenção preventiva mensal — limpeza de filtros e verificação de gás em 6 aparelhos split, 1 visita/mês em dia fixo. Atendimento corretivo — chamados de mau funcionamento nos aparelhos cobertos, atendimento em até 48h úteis, mão de obra inclusa. Relatório mensal — condição de cada aparelho após a visita, com foto.

Não incluso: peças de reposição (orçadas à parte antes da troca), gás para recarga completa, aparelhos fora da lista acima.

O "não incluso" não é antipatia — é experiência visível. É ele que evita o desgaste do terceiro mês, quando aparece o "aproveita e olha o aparelho da sala nova". E o cliente lê esses limites como sinal de quem já fez isso muitas vezes.

Passo 4: monte a tabela de investimento

Valores em tabela, com total destacado — nunca escondidos num parágrafo. Se a composição ajudar a justificar o preço, abra-a:

Item	Valor mensal
Manutenção preventiva (6 aparelhos, mão de obra e materiais de limpeza)	R$ 780,00
Cobertura de chamados corretivos (mão de obra)	R$ 170,00
Total mensal	R$ 950,00

Duas regras testadas: no máximo duas ou três opções de plano, se houver opções — cinco opções empurram a decisão para nunca; e total sempre visível, porque cliente que precisa caçar o valor desconfia que ele é o problema.

Passo 5: defina as condições

Forma de pagamento, prazos e o que mais reger o combinado — por escrito, para não virar negociação mensal:

Pagamento até o dia 10, via Pix ou boleto. Contrato mínimo de 6 meses. Chamados fora dos aparelhos cobertos são orçados à parte. Reajuste anual conforme índice combinado em contrato.

Aqui entra o que for do seu ramo: garantia do serviço, multa por cancelamento, o que acontece se a visita cair em feriado. Condição escrita é a que existe; o resto é lembrança — e lembranças divergem justamente quando há dinheiro no meio. Para contratos maiores, com cláusulas específicas, vale o investimento numa revisão com advogado.

Passo 6: dê validade à proposta

Validade desta proposta: 20 dias.

A validade protege você de honrar preço velho com custo novo — e cria um horizonte educado de decisão para o cliente, sem pressão artificial. O costume de mercado fica entre 10 e 30 dias; 15 a 20 atende a maioria dos serviços. Proposta sem validade é proposta eterna, e preço eterno só fica bom para um dos lados.

Passo 7: feche dizendo o próximo passo

O erro silencioso de muitas propostas: terminar sem dizer o que o cliente faz para aprovar. Feche com instrução simples:

Para aprovar, basta responder esta mensagem ou tocar em "Concordo" no documento. Aprovado, agendamos a primeira visita para a semana seguinte.

Quem lê precisa saber qual botão apertar — literalmente, se a proposta for por link.

Os erros que derrubam propostas (revise contra esta lista)

Um erro merece parágrafo próprio, porque é o mais caro e o mais invisível: demorar. A proposta tecnicamente perfeita que sai na sexta perde para a razoável que saiu na mesma tarde da conversa — porque o cliente interessado de hoje é o cliente comparando três concorrentes amanhã. Se faltar um dado, escreva a ressalva ("valor do material sujeito a confirmação na visita técnica") e envie assim mesmo; ajuste fino se faz em proposta viva, não em proposta que nunca chegou.

Antes de enviar: a releitura de um minuto

Proposta terminada não é proposta enviável — falta a releitura, e ela tem método. Primeiro, releia caçando nomes: o do cliente em todas as menções, inclusive no parágrafo que veio da proposta anterior. Segundo, confira as contas: o total da tabela bate com a soma dos itens? Número trocado em proposta mina a confiança em tudo o mais. Terceiro, leia em voz alta a apresentação e o escopo: frase que embola falando, embola lendo — e o sócio que você nunca viu vai ler sem você do lado para explicar. Por fim, salve em PDF antes de mandar: o .docx editável circula com seus preços alteráveis e desmonta a formatação em metade dos celulares. Um minuto de revisão contra semanas de proposta queimada — a conta fecha fácil.

Montar na mão ou gerar pronto

Tudo o que este guia descreve você consegue montar no editor de texto — e o modelo de proposta comercial dá o esqueleto em Word, grátis, sem cadastro. O caminho mais curto é o gerador do Reciba: uma pergunta por tela, no celular — cliente, apresentação, escopo em blocos com título e descrição, investimento com total somado sozinho, condições, validade e próximos passos —, prévia completa antes de pagar e PDF com a sua logo por R$ 1 no Pix. Os 3 primeiros documentos são grátis, com o selo "Feito no Reciba".

A proposta gerada ainda vai por link permanente: você vê quando o cliente visualizou — a informação que transforma follow-up de chute em timing — e ele pode tocar em Concordo, registrando o aceite com nome, data e hora. E se a semana tem mais de uma proposta, o Passe do Mês libera 30 dias de documentos à vontade por R$ 5, sem renovação automática.

Pronto. Agora é preencher e mandar — hoje, de preferência: proposta que chega no mesmo dia conversa com um cliente interessado; a que demora uma semana conversa com um cliente que já recebeu outras três.